Система управленческого учёта в Севастополе

Гостиницы и апартаменты, кафе на набережной, экскурсионные компании, судоремонтные мастерские, розница и оптовые базы – выручка Севастополя распределена по году очень неровно. За четыре месяца зарабатывается то, чем компания живёт двенадцать. Когда мы предлагаем собрать отчётность собственника, слышим одни и те же четыре реплики:

• «зимой всё замирает, тогда и посчитаем»;
• «часть расчётов наличными, в отчёт они не попадут»;
• «команда маленькая, вести это некому»;
• «бухгалтер подведёт итоги по году».

Зимой всё замирает, тогда и посчитаем

Считать после сезона поздно: решения о ремонте номеров, закупке, найме и ценах принимаются до его начала, а данные для этих решений нужны раньше. Отчётность, собранная в феврале, отвечает на вопросы, которые владелец задаёт в марте: какой запас денег требуется до первых заездов, какая загрузка окупает содержание объекта, сколько можно вложить в обновление без займа. Разбирать закончившийся сезон имеет смысл только для того, чтобы иначе спланировать следующий.

Наличные в отчёт не попадут

Попадут, если завести кассу как полноценный источник данных. Управленческая отчётность собирается по фактическому движению средств, а не по одному расчётному счёту: сюда входят касса точек, эквайринг, переводы на карту и подотчётные деньги. Иначе получается знакомая картина – по банку убыток, а по ощущению сезон прошёл нормально, и обе оценки неверны. Заодно разделяются деньги компании и личные траты собственника: пока они перемешаны в одном потоке, прибыль объекта посчитать невозможно.

Команда маленькая, вести некому

Чем меньше людей, тем важнее, чтобы отчёты собирались без ручной сборки. После настройки закрытие месяца занимает у одного человека несколько часов: платежи разнесены по статьям автоматически, выручка подтягивается из кассовой программы, остаётся проверить спорные строки. В сезон эту роль обычно берёт управляющий, в межсезонье – сам владелец. Отдельного финансиста нанимать не требуется, и это как раз тот случай, когда небольшой размер компании работает в плюс: согласовать модель и правила с двумя людьми быстрее, чем с финансовой службой из пяти сотрудников. Ведение отчётности после запуска – это часы в месяц, а не постоянная ставка в штате.

Если управляющий меняется каждый сезон, регламент и записанные разборы остаются в компании и передаются новому человеку за один день.

Бухгалтер подведёт итоги по году

Годовой итог показывает результат, когда изменить уже ничего нельзя. К тому же он считается по правилам налогового учёта: в нём не разделены объекты, не видно прибыли отдельного направления и нет прогноза остатка. Собственнику нужен помесячный срез с ответом на три вопроса:

1. сколько заработал каждый объект или направление за месяц;
2. хватит ли денег на обязательные платежи в межсезонье;
3. какая загрузка выводит точку в ноль, а какая приносит прибыль.

Что меняется к следующему сезону

Через месяц после запуска у владельца есть три сверенных отчёта, платёжный календарь и дашборд, в котором видна выручка на номер или на посадочное место. Появляется возможность сравнить месяцы разных лет и увидеть, что рост выручки не всегда означает рост заработка. Убыточное направление внутри прибыльного сезона – самая частая находка первого месяца.

Что берём за каждый блок работ

Разовая отчётность по прошедшему сезону – от 80 000 ₽ и неделя. Подключение источников: учётная база, банк, касса, программа бронирования – от 110 000 ₽. Календарь платежей – от 90 000 ₽, дашборд владельца – от 95 000 ₽. Всё вместе с финансовой моделью и обучением – от 220 000 ₽. Дальнейшее ведение – от 25 000 ₽ в месяц, первый месяц правок бесплатный. Сумма закрепляется договором до начала работ, полный список услуг – в разделе цен.

Отельеры и рестораторы Севастополя обращаются к нам обычно в ноябре, и это верный срок. Позвоните +7 (901) 417-22-12 – разберём вашу сезонность на цифрах прошлого года и покажем, где деньги теряются в межсезонье.